Vertrouwd door toonaangevende Nederlandse bedrijven
Heeft u een brief van de Nederlandse Arbeidsinspectie ontvangen met het verzoek uw RI&E en Plan van Aanpak aan te leveren? Leg de brief dan niet opzij. De termijn in de brief blijft gelden en uitstel is volgens de Inspectie niet mogelijk. Met de stappen hieronder ziet u direct wat er nodig is.
In het kort
- De Arbeidsinspectie vraagt om uw RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak.
- U gebruikt de inloggegevens uit de brief om de documenten digitaal aan te leveren.
- U geeft ook het aantal vaste, tijdelijke en ingeleende medewerkers en werkzame vrijwilligers op.
- De termijn in de brief is hard. Controleer daarom vandaag nog of uw documenten compleet en actueel zijn.
- Heeft u geen volledige of getoetste RI&E? Neem direct contact op, zodat we kunnen beoordelen wat binnen uw termijn haalbaar is.
Waarom heeft u deze brief ontvangen?
De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of werkgevers beschikken over de wettelijk verplichte RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak. Voor de selectie gebruikt de Inspectie onder meer informatie van de Kamer van Koophandel en de SBI-code waaronder een bedrijf staat geregistreerd.
Ook als de brancheomschrijving in de brief niet goed lijkt aan te sluiten, blijft de basisverplichting bestaan. Iedere werkgever met personeel moet arbeidsrisico’s inventariseren en maatregelen vastleggen. De uitzondering voor toetsing bij bepaalde kleine organisaties verandert niets aan de verplichting om een RI&E en Plan van Aanpak te hebben.
De brief betekent niet automatisch dat er al een boete is opgelegd. Het is wel een formeel verzoek om informatie. Reageer daarom zorgvuldig en binnen de genoemde termijn.
Wat vraagt de Arbeidsinspectie precies?
Volgens de actuele informatie van de Inspectie levert u deze documenten en gegevens aan:
- uw RI&E;
- het bijbehorende Plan van Aanpak;
- het aantal werknemers, inclusief vaste en tijdelijke krachten, ingeleend personeel en werkzame vrijwilligers;
- een e-mailadres voor de automatische bevestiging.
De brief bevat de inloggegevens voor het uploadportaal. De Inspectie geeft de voorkeur aan digitale aanlevering en aan PDF-bestanden. De documenten mogen samen maximaal 25 MB zijn. Lukt digitaal uploaden niet, raadpleeg dan de contactgegevens en alternatieven in uw brief.
Gebruik de officiële pagina Aanleveren RI&E en de bijbehorende veelgestelde vragen om de actuele procedure te controleren.
Let op: de deadline is hard
De Nederlandse Arbeidsinspectie vermeldt expliciet dat de termijn uit de brief wordt gehanteerd. Later aanleveren of uitstel krijgen is niet mogelijk, ook niet als een eerdere aankondigingsbrief u niet heeft bereikt.
Controleer daarom meteen:
- welke datum in uw brief staat;
- of u de inloggegevens heeft;
- of de RI&E actueel en volledig is;
- of een Plan van Aanpak is toegevoegd;
- of toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige nodig is;
- of de bestanden leesbaar en samen niet groter dan 25 MB zijn.
Wacht niet tot de laatste dag. Een ontbrekend document, een te groot bestand of een technisch probleem kost dan kostbare tijd.
Stappenplan: dit doet u nu
- Pak de brief en inloggegevens erbij. Noteer de uiterste aanleverdatum en het zaak- of kenmerknummer.
- Controleer uw RI&E. Past deze nog bij uw huidige locaties, processen, machines, stoffen, functies en organisatie?
- Controleer het Plan van Aanpak. Zijn maatregelen, verantwoordelijken en termijnen opgenomen en is de voortgang bijgewerkt?
- Bepaal of toetsing verplicht is. Toetsing is in de meeste gevallen nodig. Een uitzondering kan gelden voor een organisatie met maximaal 25 medewerkers die een erkend branche-instrument gebruikt. Er zijn ook specifieke uitzonderingen voor bepaalde vrijwilligersorganisaties en organisaties met zeer beperkte betaalde arbeid.
- Lever de documenten tijdig aan. Controleer de gegevens, upload bij voorkeur PDF-bestanden en vul het aantal werkenden correct in.
- Bewaar de bevestiging. Krijgt u geen automatische bevestiging, controleer dan of de upload is gelukt.
- Schakel direct hulp in bij een tekort. Ontbreekt de RI&E, het Plan van Aanpak of een vereiste toetsing? Laat meteen beoordelen wat nodig en haalbaar is.
Ik heb nog geen RI&E: wat nu?
Neem direct contact op met een deskundige partij en houd de deadline uit de brief bij de hand. Voor een goede RI&E is informatie nodig over uw organisatie, werkzaamheden, locaties en risico’s. Vaak hoort daar een locatie-inspectie bij. Daarna worden de risico’s beoordeeld en vertaald naar een praktisch Plan van Aanpak.
EFAS biedt een compleet RI&E-traject en vermeldt voor een volledige RI&E inclusief toetsing een doorlooptijd van drie weken. Een afzonderlijke toetsing van de RI&E wordt binnen twee weken uitgevoerd. De haalbaarheid in uw situatie hangt af van de kwaliteit van bestaande informatie, de omvang van uw organisatie en de deadline in uw brief.
Is er een erkend branche-instrument beschikbaar? Dan kan dat voor een organisatie met maximaal 25 medewerkers invloed hebben op de toetsingsplicht. Controleer altijd of het instrument erkend en passend is en vul het bedrijfsspecifiek in. Een standaarddocument zonder aansluiting op de werkvloer is geen volledige RI&E.
Wordt mijn RI&E inhoudelijk beoordeeld?
De Nederlandse Arbeidsinspectie beoordeelt op dit moment of de verplichte documenten aanwezig zijn en of de belangrijkste onderdelen erin staan. Volgens de actuele FAQ vindt er nu geen toetsing van de inhoudelijke kwaliteit plaats. De Inspectie geeft aan dat zo’n inhoudelijke beoordeling in de toekomst nog kan plaatsvinden.
Dat is geen reden om een oppervlakkig document aan te leveren. U bent als werkgever verantwoordelijk voor een RI&E die de werkelijke risico’s beschrijft. Een document dat niet aansluit op uw praktijk helpt medewerkers niet en kan bij een inspectie of incident alsnog tot problemen leiden.
Wat als u niet reageert?
Levert u geen of onvoldoende documenten aan, dan kan de Arbeidsinspectie de informatie alsnog vorderen. Aan een vordering moet u voldoen. Als u daar geen of onvoldoende gehoor aan geeft, kan verdere handhaving volgen.
De actuele FAQ noemt een maximale boete van € 4.500 als de RI&E ontbreekt en € 3.000 als het Plan van Aanpak ontbreekt. Het normbedrag wordt aangepast aan de bedrijfsgrootte. De procedure en het uiteindelijke bedrag hangen af van uw situatie. Controleer daarom steeds de actuele informatie van de Inspectie.
Zo helpt EFAS u snel en compliant
Wij brengen eerst in beeld wat u al heeft, wat ontbreekt en welke termijn geldt. Daarna maken we een praktisch plan voor het opstellen, actualiseren of toetsen van uw RI&E. U krijgt duidelijke afspraken over scope en doorlooptijd.
Daarom kiest u voor EFAS:
- ondersteuning door ervaren veiligheidskundigen;
- gecertificeerde kerndeskundigen voor de toetsing;
- een helder rapport met praktisch Plan van Aanpak;
- een aanpak die aansluit op uw organisatie en werkvloer;
- volledige begeleiding van inventarisatie tot oplevering.
Dit zeggen onze klanten
Ontdek waarom bedrijven kiezen voor EFAS als hun veiligheidspartner
"EFAS heeft mij zeer snel & deskundig geholpen bij het maken van een RI&E en daarbij een veiligheids onderzoek afgerond. Mannen nogmaals bedankt!"
"EFAS versterkte Kamplacon met een pragmatische, mensgerichte aanpak die veiligheid niet vertraagt, maar versnelt. Als verlengstuk van het team brachten ze structuur, rust en een voelbare veiligheidscultuur."
"Wij zijn door EFAS uitstekend ondersteund bij het opstellen en laten toetsen van de RI&E. De voortvarende wijze waarop dit is opgepakt, in combinatie met een keurige prijs maakt dat we EFAS van harte aanbevelen!"
Veelgestelde vragen
Is een RI&E wettelijk verplicht?
Ja. Iedere werkgever met personeel moet een RI&E en Plan van Aanpak hebben. De omvang van de organisatie kan invloed hebben op de toetsingsplicht, niet op de basisverplichting.
Is het verplicht om de RI&E te laten toetsen?
In veel gevallen wel. Een uitzondering kan gelden voor organisaties met maximaal 25 medewerkers die een erkend branche-instrument gebruiken. Controleer ook de andere wettelijke uitzonderingen en laat twijfel beoordelen.
Wat is de boete voor het ontbreken van een RI&E?
De actuele FAQ van de Arbeidsinspectie noemt een maximum van € 4.500 voor een ontbrekende RI&E. Het normbedrag wordt aangepast aan de bedrijfsgrootte en de situatie.
Wanneer moet ik de Arbeidsinspectie informeren?
Volg de termijn en instructies in uw brief. Zijn uw activiteiten gestopt, heeft u geen personeel meer of klopt de registratiesituatie niet, neem dan contact op onder vermelding van het zaaknummer.
